Nuevos conceptos cotizables y no cotizables en nomina

El Boletín Oficial del Estado al fin ha publicado el Real Decreto 637/2014, de 25 de julio, por el que se modifica el artículo 23 del Reglamento General sobre cotización y liquidación de otros derechos de la Seguridad Social, que establece los conceptos incluidos y excluidos de la base de cotización a la Seguridad Social.

Conceptos incluidos (cotizan a la seguridad social)

Como percepciones dinerarias se contemplan:

1. La entrega al trabajador de importes en metálico, vales o cheques de cualquier tipo para que éste adquiera bienes, derechos o servicios;

2. El importe de las acciones o participaciones entregadas por los empresarios.

3. El de las primas o cuotas satisfechas a entidades aseguradoras para la cobertura de sus trabajadores, y el de las contribuciones satisfechas a planes de pensiones, que se integrarán en la base de cotización por la totalidad de su importe.

Las percepciones en especie se valorarán por el coste medio que suponga para el empresario la entrega del bien, derecho o servicio, salvo en los cuatro siguientes supuestos:

1.La prestación de determinadas enseñanzas y servicios educativos por centros educativos autorizados a los hijos de sus empleados, con carácter gratuito o por precio inferior al normal de mercado, cuya valoración vendrá determinada por el coste marginal que suponga a esos centros la prestación de tal servicio, considerando dicho coste como el incremento del coste total directamente imputable a la prestación que suponga para el centro educativo un servicio de educación para un alumno adicional del tipo de enseñanza que corresponda.

2. Esta misma valoración por coste marginal será aplicable a la prestación por medios propios del empresario del servicio de guardería para los hijos de sus empleados.

3. La utilización de una vivienda, propiedad o no del empresario, o la utilización o entrega de vehículos automóviles, cuya valoración se efectuará en los términos ya previstos en la normativa fiscal, con lo cual en la práctica no se producen cambios respecto a la legislación anterior.

4. Los préstamos concedidos a los trabajadores con tipos de interés inferiores al legal del dinero, que se valorarán por la diferencia entre el interés pagado y el referido interés legal vigente en el respectivo ejercicio económico, en línea con la regulación establecida en el artículo 43 de la Ley del IRPF, con lo cual en la práctica tampoco se producen cambios respecto de la legislación anterior.

Conceptos excluidos (no cotizan a la seguridad social)

No se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

1. Los gastos de manutención y estancia, así como los gastos de locomoción, cuando correspondan a desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, en los términos establecidos en la normativa fiscal detallada al final de este escrito (*).

2. Las indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, suspensiones, despidos y ceses, en los términos previstos en el artículo 109.2.c) del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.

3. Las prestaciones de la Seguridad Social y las mejoras de las prestaciones por incapacidad temporal concedidas por las empresas.

4. Las asignaciones destinadas a satisfacer gastos de estudios del trabajador dispuestos por instituciones, empresarios o empleadores y financiados directamente por ellos para la actualización, capacitación o reciclaje de su personal, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo.

5. Las horas extraordinarias, salvo en la base de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y sin perjuicio de la cotización adicional por tal concepto en los términos establecidos en el artículo 24 de este mismo reglamento.

(*) A efectos de lo previsto en el artículo 17.1.d) de la Ley del Impuesto, quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo.

1. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

2. Asignaciones para gastos de manutención y estancia. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás

establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Salvo en los casos previstos en la letra b) siguiente, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

a) Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1. Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen.

Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

2. Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Pagas extras: cálculo, devengo y exigibilidad

 

I. Introducción.

En el artículo 31 ET se regulan las gratificaciones extraordinarias.

 

En él se dispone:

 

“El trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año, una de ellas con ocasión de las fiestas de Navidad y la otra en el mes que se fije por convenio colectivo o por acuerdo entre el empresario y los representantes legales de los trabajadores. Igualmente se fijará por convenio colectivo la cuantía de tales gratificaciones.

No obstante, podrá acordarse en convenio colectivo que las gratificaciones extraordinarias se prorrateen en las doce mensualidades.”

 

A efectos de la naturaleza jurídica de la disposición normativa reproducida, se pueden distinguir claramente dos partes, en la primera, contenida en el primer párrafo, nos encontramos ante una norma con un contenido mínimo de derecho necesario, incluyendo, en el último inciso del mismo, una llamada o reenvío al convenio colectivo para que fije la cuantía de las pagas. En la segunda parte, el segundo párrafo, nos encontramos con una norma dispositiva, en la cual se prevé que a menos que por pacto se disponga otra cosa, las pagas no sufrirán prorrateo a lo largo del año.

 

Como sabemos, las normas imperativas relativas de mínimos otorgan la posibilidad de ser mejoradas en su regulación, respetando eso sí los preceptos en ellas contenidos; así, en el caso, queda claro que al menos las pagas deberán ser dos, una de ellas en Navidad, pero nada impide que sean más, quedando la fijación de la segunda fecha de percibo del abono a la concertación a través de la negociación colectiva.

 

En relación con la cuantía, comprobamos que existe una desregulación, un vacío normativo, con la inseguridad que ello conlleva, pues se reenvía su concreción a un eventual convenio colectivo. Esta llamada a la complementariedad tiene sus riesgos, como veremos, pues no se han fijado unas bases mínimas a las que sujetar el importe total de cada una de ellas, producto precisamente de la deslegalización anunciada.

 

La diferencia, por tanto, es clara:

• en el primer párrafo se concreta una llamada para complementar (norma imperativa relativa de mínimos)
• en el segundo se concreta una llamada para sustituir (norma dispositiva)

No obstante, para abordar el tema que nos ocupa con un enfoque práctico hay que acudir a otros mecanismos jurídicos que puedan influir decisivamente en su aplicación. Nos estamos refiriendo a los convenios colectivos y a la jurisprudencia del Tribunal Supremo.

 

II. Cálculo, devengo y exigibilidad.

Y es aquí, en este punto, donde enlazamos con el título de este pequeño comentario, pues si observáramos la redacción de diversos convenios colectivos nos daríamos cuenta de que, en un intento de llenar aquel vacío normativo, incurren la mayoría en cierta “confusión de términos”, entendido esto no como desorden o error sino en el sentido de “mezcla de contornos”, de manera que no pueden distinguirse con facilidad, lo cual se traduce en una falta de certeza y de fiabilidad en su regulación.

Si bien en el ámbito tributario existe una regulación propia y diferenciada mediante la correspondiente Ley y Reglamento de cada impuesto, y el devengo no es más que el marco temporal referencial en que se mueve cada uno de ellos, en el ámbito laboral se entremezclan ambos conceptos, siendo devengo a la vez acto o período de generación y regulación, al menos parcial, de su importe; a ello se une el actuar como fecha de vencimiento.

 

Debemos, pues, distinguir claramente los conceptos de cálculo, devengo y exigibilidad. El principal elemento distorsionador se encuentra en que en multitud de convenios colectivos, e incluso de sentencias, no se le da al concepto de devengo un significado unívoco, siendo utilizado para referirse indistintamente al método de cálculo de la paga, a su devengo en sentido estricto así como al momento de vencimiento de la misma.

 

El concepto de devengo viene definido en la actual Ley General Tributaria 58/2003, de17 de diciembre, aunque sin embargo esto no ha sido siempre así, pues en la anterior Ley 230/1963, de 28 de diciembre, a pesar de que se le mencionaba, no venía definido. Ahora bien, partiendo de su configuración legal podemos convenir que hace referencia al momento en que se despliegan los efectos jurídicos previstos por la norma (o convenio colectivo), o dicho de otro modo, el momento en que nace la obligación para el sujeto pasivo (en este caso el empresario) y, correlativamente, el derecho de crédito para el sujeto activo, que desde la perspectiva laboral que nos ocupa, le corresponde al trabajador.

El nacimiento de ese derecho de crédito puede estar supeditado a la producción de un acto jurídico concreto (trabajar un día) o bien puede requerir el transcurso de un período determinado de tiempo (trabajar cuatro meses, seis meses o un año). Mientras que en el ámbito tributario, como sabemos, hay impuestos que tienen un período de devengo -período de generación- amplio (1 de enero al 31 de diciembre de cada año, por ejemplo), en el ámbito laboral este dato no tiene una concreción legal, habiendo sido objeto de desplazamiento dicha regulación a los convenios colectivos respectivos. Lo único que no se ha dejado al arbitrio de los negociadores ha sido, por un lado, la fecha de nacimiento de una de las pagas, que debe coincidir con la festividad de Navidad y, por otro, el período máximo de generación, un año, sin alcanzar esa regulación ni a la fecha de la otra paga ni a la posibilidad de que se reduzca el mencionado período de generación (seis meses, un mes, un día..).

De una interpretación aislada del artículo 31 ET, parecería que nada se opone en él a que fuera necesario el transcurso del total período fijado por los negociadores (un año, seis meses, etc) para que naciera el derecho, de tal forma que ante, por ejemplo, la extinción del contrato, si el trabajador no hubo alcanzado la fecha señalada en el convenio colectivo, por ejemplo el 30 de junio para la paga de verano, no habría nacido el derecho, es decir, no existiría más que una simple expectativa de derecho, la cual no llegó a consolidarse, lo que se traduce en una imposibilidad de incorporación del mismo al patrimonio del trabajador.

Una prueba de ello la podemos encontrar, por ejemplo, en el Auto de la Audiencia Nacional 16/2013, de uno de marzo de 2013, por el que se plantea una cuestión de inconstitucionalidad en relación con la eliminación mediante el RDLey 20/2012 de la paga extraordinaria de Navidad para el personal de las Administraciones Públicas. En él se señala en el sentido apuntado por el Abogado del Estado, que “late (en el RDLey 20/2012) una concepción normativa del devengo puntual en el momento del pago de las gratificaciones extraordinarias, distinta de la que resulta de la jurisprudencia en la materia”.

Entiende el Abogado del Estado que tal vez el Real Decreto de urgencia está presuponiendo la necesidad de superar por entero el período de devengo semestral, exigido en el convenio colectivo de aplicación del caso controvertido, en contraposición a la jurisprudencia asentada por el Tribunal Supremo, donde como veremos a continuación la postura es radicalmente opuesta.

Efectivamente, hay que acudir a la doctrina casacional para ver en qué momento nace la obligación, es decir, desde qué momento se pueden considerar incorporados al patrimonio del trabajador los derechos derivados de las pagas extraordinarias como un derecho consolidado, señalando la misma que “(l)as gratificaciones extraordinarias constituyen una manifestación del llamado salario diferido, se devengan día a día, aunque su vencimiento tiene lugar en determinados meses del año, y su importe debe equipararse al salario regularmente percibido por el trabajador, salvo que por norma convencional de carácter prioritario se establezcan exclusiones, o bien, importes específicos”.

 

Como hemos podido comprobar, el devengo es diario y, por lo tanto, las referencias a su devengo semestral o anual contenidas tanto en sentencias como en convenios colectivos conllevan además una llamada tanto al cálculo como al vencimiento o exigibilidad; así, con lo hasta ahora expuesto ya podemos distinguir los contornos del concepto de devengo (nacimiento de la obligación y del respectivo derecho de crédito), restando ahora por perfilar tanto el de cómputo como el de vencimiento.

Cuando un Convenio Colectivo al tratar sobre las gratificaciones extraordinarias señala, por ejemplo, que “se devengarán el primer día hábil de los meses de junio y diciembre”, podemos entender en aplicación de la doctrina casacional que no se está refiriendo a que si no se llega a ese día como trabajador de la empresa no se tendrá derecho al cobro de la paga (ni íntegra ni proporcionalmente), sino que constante el contrato, cada uno de esos dos días es el respectivo vencimiento de la obligación y  a partir de ahí es exigible por el trabajador. Clara es, pues, la diferencia entre obligación y exigibilidad. Cuestión ésta trascendente, entre otras, en relación a la materia de la prescripción en caso de impago.

 

Delimitados hasta aquí los conceptos mencionados, corresponde ahora el turno al método de cálculo.

 

Partiendo de lo expuesto, y si recordamos que según el artículo 31, primer párrafo in fine ET “Igualmente se fijará por convenio colectivo la cuantía de tales gratificaciones”, como ya se señaló al principio, las cuantías están sujetas a la aplicación del principio de complementariedad por los negociadores, a lo que habría que añadir la necesaria interpretación integradora de los tribunales.

Básicamente, los convenios colectivos en su gran mayoría utilizan dos sistemas de cálculo bien diferenciados: el sistema semestral y el sistema anual. Nuevamente aquí nos encontramos con que cuando un pacto colectivo habla de “devengo semestral”, por ejemplo, también se está refiriendo a la forma de cómputo del importe de las referidas pagas. Es aquí donde existe cierta diferencia, según se utilice un método u otro.

De esta forma, aunque partamos de la base de que efectivamente a largo plazo todos los trabajadores terminarán percibiendo el total importe correspondiente a las pagas que generen, sin embargo, a corto plazo puede suponer el percibo de una cuantía inferior, lo que ya no está tan claro que sea en todo caso lícito.

 

Para un mejor acercamiento a este planteamiento podemos partir de un sencillo ejemplo:

 

* Un trabajador inicia su relación laboral el 1 de enero y cesa en la misma el 30 de septiembre del mismo año.

Si el sistema de cálculo semestral consiste en que el trabajador tiene derecho al abono íntegro de la paga cada seis meses de prestación de servicios, de modo tal que el trabajador de nuestro ejemplo, el 30 de junio de dicho año habría generado la totalidad de la misma, gozando del derecho a hacerla efectiva de manera íntegra ese día:

• 6 meses de período de generación
• 6 meses prestación de servicios = 6/6 = 1 paga entera

Por el contrario, si se calculase en dicha empresa el importe de las pagas tomando como referencia el parámetro anual:

• el 30 de junio tendría derecho a 6/12, o lo que es lo mismo = ½  paga

Hasta aquí queda claro que en el segundo caso el trabajador cobraría menos en verano por este concepto, habiendo empezado a trabajar sin embargo el mismo día. Llegados al final del contrato, es decir, el 30 de septiembre, vemos que en la liquidación

• en el primer caso, de la paga de Navidad el trabajador ha generado 3/6 o lo que es lo mismo = ½ paga

Mientras que para el segundo caso, el trabajador al ver extinguido su contrato tendría derecho a la parte proporcional de las dos pagas que se van generando simultáneamente:

• paga de Navidad: 9/12 (1 en-30 sep) = ¾ de la paga
• paga de verano:  3/12 (1 jul-30 sep) = ¼ de la paga o lo que es lo mismo ¾ + ¼ = 4/4 = 1 paga entera.

De tal forma que en ambos casos el trabajador cobrará al final de su contrato la misma cuantía (1 ½ pagas), siendo el aspecto relevante el momento en que esa regularización se producirá, pues depende del eventual cese del trabajador, cese que puede diferirse años.

 

III. La jurisprudencia

Vistas las diferencias, lo que corresponde ahora es examinar qué dice la jurisprudencia del Tribunal Supremo al respecto. De la lectura de las recientes sentencias del Alto Tribunal se desprende la existencia de, por un lado, una regla general y, por otro, una regla especial.

 

Partiendo de que se considera a las gratificaciones extraordinarias como salario diferido que se devenga día a día, el criterio general se caracteriza por que el método de cálculo es anual; así, la STS de 30 de enero de 2012 (rec. núm. 260/2011) señala que “el importe de las pagas extraordinarias debe calcularse desde las fechas respectivas de percepción de la correspondiente al año anterior, ya que son salario diferido devengado día a día cuyo vencimiento tiene lugar, salvo pacto en contrario, en festividades o épocas señaladas”, respetándose de este modo el criterio de proporcionalidad en los casos de ingresos o ceses.

La regla especial centra su atención en la existencia de una regulación peculiar en entidades donde aquella deriva de un uso profesional que se viene utilizando desde antiguo (STS de 21 de abril de 2010, entre otras muchas), reconociendo como lícito el devengo semestral, pues la empresa (en el caso RTVE) “desde hace décadas viene aplicando el cómputo semestral”.

Como supuesto especial podemos traer a colación una situación que resulta muy frecuente, a saber, la sucesión de contratas donde la antigua y la nueva contratista difieren en el sistema de cálculo de las correspondientes pagas, procediendo la entrante a asimilar a los trabajadores que provienen de la saliente a la situación imperante en aquella. Por tanto, en estos casos de modificación sobrevenida del sistema de cómputo el TS se ha pronunciado en el sentido de negar esta posibilidad cuando ello suponga un perjuicio para el trabajador.

Obviamente esto se produce cuando se pasa de un sistema de devengo semestral a uno anual, como en el supuesto de la STS de 22 de noviembre de 2010 (rec. núm. 57/2010), donde se pretendía dicho cambio. Como decíamos, negó el TS dicha posibilidad pues, a pesar de la alegación empresarial de que la diferencia quedaría compensada en el momento de la extinción de la relación laboral, con la liquidación, sin embargo “(l)as modificaciones de la forma de cálculo o del momento de las denominadas gratificaciones extraordinarias que no consistan en su devengo diario y su abono, como mínimo, en las mismas fechas que el denominado salario ordinario, comporta un perjuicio para los trabajadores y un beneficio para la empresa, al convertirse esta última en depositaria de unas cantidades que ya no le pertenecen, dilatando sin compensación su abono, por lo que tales cambios deben ser pactados con los trabajadores”.

 

¹ Siguiendo la clasificación dada a las normas del ET por Sala Franco.

 

² Por ejemplo:

 

A) Artículo 72 del II Convenio Colectivo Único para el personal laboral de la Administración del Estado (Resolución de 10 de octubre de 2006): “se devengarán el primer día hábil de los meses de junio y diciembre (…) cuando el tiempo de servicios prestados hasta el día en que se devengue la paga extraordinaria no comprenda la totalidad de los seis meses inmediatos anteriores a los meses de junio o diciembre, el importe de la paga extraordinaria se reducirá proporcionalmente”;

 

B) Artículo 37 del X Convenio Colectivo de la Compañía Española de Tabaco en Rama, S.A. (BOE de 30 de enero de 2012): “El pago de las dos pagas extras será el 20 de junio y el 15 de diciembre (…). El período de devengo de la paga extra de junio, es del 1 de enero al 30 de junio y el período de devengo de la paga extra de diciembre, es del 1 de julio al 31 de diciembre”.

 

³ Artículo 21. Devengo y exigibilidad.

 

1. El devengo es el momento en el que se entiende realizado el hecho imponible y en el que se produce el nacimiento de la obligación tributaria principal. La fecha del devengo determina las circunstancias relevantes para la configuración de la obligación tributaria, salvo que la ley de cada tributo disponga otra cosa.

 

2. La ley propia de cada tributo podrá establecer la exigibilidad de la cuota o cantidad a ingresar, o de parte de la misma, en un momento distinto al del devengo del tributo.

 

⁴ STS de 21-4-2010 (rec. núm. 479/2009), 25-10-2010 (rec. núm. 1052/2010), 4-11-2010 (rec. núm. 3380/2009), 5-11-2010 (rec. núm. 3210/2009 y 21-12-2010 (rec. núm. 1057/2010), entre otras.

Fuente: http://www.laboral-social.com/

BASE DE COTIZACIÓN

La base de cotización para todas las contingencias y situaciones comprendidas en la acción protectora del Régimen General de la Seguridad Social vendrá determinada por la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación, que mensualmente tenga derecho a percibir el trabajador o asimilado, o la que efectivamente perciba, de ser ésta superior, por razón del trabajo que realice por cuenta ajena, sin otras excepciones que las correspondientes a los conceptos no computables determinados en el número 2 del artículo 109 del Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, BOE de 29 de junio, en los términos establecidos en el artículo 23 del Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social, aprobado por Real Decreto 2064/1995, de 22 de Diciembre.

 

Las exclusiones son las que hace referencia a las “percepciones no salariales excluidas de cotización en el régimen de la Seguridad Social”, al margen de las horas extras que tienen un tratamiento especial. No obstante, vamos a recordar los conceptos que se excluyen del cómputo de la base de cotización, pero que tienen unos topes en muchos de los casos:

• Gastos de manutención y estancias (dietas)
• Gastos de locomoción
• Pluses de transporte urbano y distancia
• Quebranto de moneda, desgaste de útiles y herramientas, adquisición y mantenimiento de ropa de trabajo (gastos efectivamente realizados).
• Productos en especie concedidos voluntariamente por las Empresas (no debidos por norma, convenio colectivo o contrato de trabajo): vivienda, vehículos, prestamos (con tipo de interés inferior al legal del dinero), manutención, viajes de turismo y similares, primas (de contrato de seguro, excepto A.T. y responsabilidad civil), gastos de estudios y manutención (excepto exigidos por el trabajo), derechos especiales (reservados a los promotores de sociedades), y otros (plazas de garaje, bolsa de Navidad y juguetes).
• Percepciones por matrimonio.
• Prestaciones de la Seguridad Social y sus mejoras
• Asignaciones asistenciales: gastos de estudios exigidos por el trabajo, entrega de productos a precios rebajados (cantinas, comedores de Empresa, economatos, fórmulas indirectas de servicio de comedor), utilización bienes destinados a servicios Sociales y culturales del personal, entrega gratuita a precio inferior del mercado de acciones o participaciones de la Empresa o Empresas del grupo, primas de contrato de seguro o responsabilidad civil del trabajador y primas de contrato de seguro para enfermedad común del trabajador (mas cónyuge y descendientes)

Las horas extraordinarias no se computan para las contingencias comunes pero sí para las contingencias profesionales (A.T. y E.P.) y cuotas de recaudación conjunta.

Confección del Recibo de Salario

La nómina es fundamental para cualquier trabajador y sin embargo en muchas ocasiones por no decir la mayoría es una gran desconocida. Todos los meses las empresa deben cumplir ante sus empleados ingresándoles el salario adeudado y esto se hace a través de la nómina.
La nómina como tal, no es más que un recibo donde se informa al trabajador los diferentes conceptos que forman el salario. Sin embargo, es muy importante conocer como se confecciona un recibo de salario para evitar sorpresas.

La confección del recibo de salario no es una tarea que podamos explicar en una única entrada del blog. Podíamos decir que la confección del recibo de salario es la razón de ser de este blog, el fin y motivo que persigue este blog, ayudar a todo aquel que quiera realizar el cálculo de un recibo de salario.

Para poder confeccionar un recibo de salario hay que tener conocimientos amplios en materia laboral y de seguridad social.
La mejor forma de empezar a confeccionar una nomina es adentrarse en una de ellas y ver cuál es su composición, es decir, cómo está estructurada. Aunque existen diferencias en la forma de presentar la nómina de cada empresa, el modelo de nómina debe de estar adaptado a la normativa del Ministerio de Trabajo e Inmigración (según lo indicado en el BOE 13/1/1995). Básicamente, la legislación actual obliga a que la nómina incluya una serie de datos sobre la empresa, el trabajador y la distribución de los ingresos.

 

En definitiva la estructura básica que tendremos que seguir para confeccionar cualquier recibo de salarios será la siguiente:

 

1.-Cabecera y los datos informativos

La cabecera de la nómina tiene un carácter principalmente informativo y en ella deben figurar los datos referentes a la empresa y el trabajador.

 

2.-Devengos o percepciones

 

Los devengos o percepciones de una nómina deben figurar de forma clara y separadando cada una de las partes del salario neto del trabajador.

 

3.-Retenciones y deducciones

 

Tras los ingresos deben aparecer las retenciones y deducciones, es decir, los elementos que se restan al salario bruto y que darán origen al salario neto.

  

4.-Determinación de las bases de cotización y resumen

 

La nómina se cierra con los elementos que determinan las bases de cotización al Régimen General de la Seguridad Social y que son las cantidades y porcentajes que se utilizan para calcular el pago por cada concreto que cotiza a la Seguridad Social.

  

Poco a poco iremos viendo en las siguientes entradas del blog como se calculan las diferentes partes de esta estructura.

Complementos salariales

Los complementos salariales son aquellas cantidades de dinero que se añaden al salario base. Si se establecen éstos han de ser causales, es decir se fijan en atención a circunstancias personales del trabajador, a las características propias del puesto de trabajo o por la situación o resultados de la empresa, dando lugar a distintos tipos de complementos salariales:

1.- COMPLEMENTOS PERSONALES:

Los complementos personales remuneran cualidades o conocimientos del trabajador, cuando la empresa se sirve de ellos a la hora de desempeñar su trabajo y, siempre que no se hayan tenido en cuenta a la hora de fijar el salario base.

Los complementos personales son consolidables, salvo pacto en contra:

1. Antigüedad: convenio colectivo o contrato individual.
2. Conocimientos especiales: idiomas, títulos, etc., siempre que la relación laboral no se base en estos conocimientos. Se suelen fijar en los contratos de trabajo.

2.- DE PUESTO DE TRABAJO:

Se trata de complementos de índole funcional y se reciben en función del ejercicio de la actividad profesional en el puesto de trabajo asignado, por lo que, si varía el puesto de trabajo o la forma de realizarlo, estos complementos se perderían, salvo que el empresario acuerde lo contrario.

Los complementos de puesto de trabajo no son consolidables, salvo pacto en contra, ya que dependen del ejercicio de la actividad profesional en el puesto asignado:

• Penosidad, toxicidad y peligrosidad: deben de estar recogidos en convenio colectivo o en el contrato individual. En caso de que no haya acuerdo, será la jurisdicción social la que decida si el puesto es merecedor de un plus.
• Turnicidad: se fija en los contratos de trabajo o en convenio colectivo.
• Nocturnidad: de 10 de la noche a 6 de la mañana, salvo que el salario se haya fijado teniendo en cuenta el horario de trabajo, o se compense este plus por periodos de descanso. La retribución de este complemento vendrá fijada en convenio colectivo.

3.- POR CALIDAD O CANTIDAD DE:

Los complementos por calidad o cantidad de trabajo son complementos que percibe el trabajador por hacer el trabajo con una mayor calidad, o realizar más cantidad de trabajo de lo normal:

• Incentivos a la producción: es un incentivo por rendir en el trabajo por encima de lo considerado normal, es consolidable cuando su medición no es una arbitrariedad. Normalmente los varemos de medición vienen recogidos en los convenios colectivos.
• Asistencia y puntualidad: se suele devengar por día de trabajo efectivo.
• Horas extraordinarias: son las horas de trabajo que se realizan fuera de la jornada ordinaria de trabajo. Como mínimo hay que pagarlas como una hora ordinaria. Si no hay pacto sobre cómo retribuir las horas extras se entenderá que se retribuirán en forma de descanso en los 4 meses siguientes a su realización. El tope anual legal de realización de horas extraordinarias son 80, salvo las hechas por fuerza mayor.
• Comisiones: es aquella cantidad constituida, en todo o en parte, por una cantidad calculada sobre los negocios mediados por el trabajador (operaciones en las que interviene por cuenta del empresario). El derecho a la comisión nace en el momento de realizarse y de pagarse el negocio o venta en el que hubiere intervenido el trabajador. La cuantía de las comisiones será la que libremente hayan fijado las partes; de no haberse establecido nada se determinará de acuerdo a los usos y costumbres locales. El salario mínimo interprofesional, en su cómputo anual, es la garantía mínima de ingresos cuando el trabajador tuviere establecido el salario a comisión como única percepción.

4.- DE VENCIMIENTO PERIÓDICO SUPERIOR AL MES:

Los complementos de vencimiento superior al mes se devengan día a día, aunque su pago sea en una fecha determinada:

• Las pagas extras: El trabajador tiene derecho a dos pagas extras, una en Navidad y otra cuando se fije en convenio. La cuantía de las pagas las fijará el convenio colectivo, siendo su tope mínimo el salario mínimo interprofesional vigente. Salvo acuerdo entre las partes, las pagas extras no se devengarán durante el periodo de incapacidad temporal, ya que durante este periodo el salario se sustituye por una prestación, para cuyo cálculo se computa la parte proporcional de las pagas extras.
• Participación en beneficios: hoy los convenios recogen diversas fórmulas para calcularlas.
• Otras gratificaciones: se producen como acuerdo entre las partes.

5.- EN ESPECIE:

Constituyen percepciones en especie de carácter salarial la utilización, consumo u obtención para fines particulares, de bienes, derechos o servicios, de forma gratuita o por precio inferior al de mercado, aun cuando no sea un gasto real para quienes las concedan. Estas retribuciones están exentas, tanto de renta, como de seguridad social, en un valor del 20% del S.M.I, siempre que dichas retribuciones no sean debidas a norma, a convenio colectivo o a contrato de trabajo. Las retribuciones en especie deberán valorarse económicamente según los criterios establecidos, por el artículo 44 de la ley del I.R.P.F., en ningún caso estas percepciones podrán superar el 30% del total de retribuciones del trabajador.

Entre otras, tendrán la consideración de percepciones salariales en especie:

• La utilización de vivienda por razón de cargo o por la condición de empleado público o privado.
• La utilización o entrega de vehículos automóviles.
• Los préstamos con tipo de interés inferior al tipo legal del dinero.
• Las primas o cuotas satisfechas por la empresa en virtud de un contrato de seguro u otro similar, salvo las de seguro de accidente laboral o de responsabilidad civil.
• Las cantidades satisfechas por los empresarios a planes de pensiones a favor de los trabajadores.
• Las cantidades destinadas a gastos de estudio de los trabajadores, siempre que no venga exigido por las actividades de la empresa.

6.- DE RESIDENCIA:

Los complementos de residencia remuneran la prestación del trabajo en un lugar geográficamente determinado, siempre que el trabajador fije su residencia en dicho lugar.

En definitiva, todo lo que rodea al tema de los complementos es negociable, bien por medio de los convenios colectivos, bien mediante el acuerdo contractual de las partes. En la mayoría de los casos los complementos se usan para pagar horas extraordinarias encubiertas, ya que según la ley, no se puede sobrepasar el tope de

80 horas extraordinarias anuales pagadas, y digo pagadas porque las que se compensan con descanso en los 4 meses siguientes a la realización de las horas extraordinarias no cuentan para el tope.

Retenciones y deducciones en una nomina

Seguimos una semana más viendo más profundamente cuales son las partes de un nomina desglosando una a una la estructura de un recibo salarial.
Tras los devengos o percepciones que veíamos en nuestro último post, aparecen  las retenciones y las deducciones, que son los elementos que se restan al salario bruto y que darán lugar al salario neto.

Al  hablar de las retenciones, una de las más conocidas e importantes es la retención de IRPF. Cuando hablamos de retención de IRPF todos sabemos perfectamente a que nos estamos refiriendo,es decir al  porcentaje del sueldo que  muy a nuestro pesar, Hacienda deduce todos los meses de la nómina de los trabajadores en previsión de los impuestos que deberá pagar.

La retención de IRPF que la empresa aplica en el recibo salarial a cada trabajador,  se calculan en función de tres factores:

• Situación personal y familiar: que se desglosa en situación conyugal, número de hijos al cargo y su edad y personas mayores o discapacitadas al cargo.
• Tipo de contrato: por ejemplo, los contratos temporales están sujetos a una retención menor, como los firmados con la segunda empresa.
• Ingresos: los ingresos determinarán el tramo en el que nos encontramos y el tipo aplicable al mismo. 

El porcentaje de las retenciones varía anualmente para adaptarse a la coyuntura económica, y por eso la Agencia Tributaria cuenta  con una página web  en la que podemos descargar un  programa de ayuda para su cálculo. En cualquier caso, la nómina debe reflejar el tipo de retención que se está aplicando al trabajador.

Hay que tener en cuenta que existen casos especiales como el anteriormente mencionado por cambio de trabajo que reducen la retención al mínimo (lo que puede llevar a posteriores ‘sorpresas’ a la hora de hacer la declaración) y por eso los empleados tiene derecho a solicitar voluntariamente a la empresa que le apliquen en su nomina una retención mayor al mínimo que le correspondería por ley.

 

La otra gran deducción o retención que hay que aplicar en todas las nominas o recibos salariales,  es la deducción a cargo de la Seguridad Social. Esta deducción que ya tendremos tiempo de ver más profundamente se desglosa en: 

• Deducciones por contingencias comunes: 4,70%, sobre la base de cotización de contingencias comunes.
• Deducciones por desempleo: 1,55%, sobre la base de cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, si el contrato es indefinido, en prácticas, de relevo, de interinidad o celebrado con un discapacitado. 1,60% si el contrato es de duración determinada.
• Deducciones por Formación Profesional: 0,1%, sobre la base de cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Adicionalmente si en la nomina se están abonando horas extraordinarias también se deducirá los siguientes porcentajes:

- 2% sobre el importe total por las horas extraordinarias debidas a fuerza mayor

- 4,7% sobre el importe total de las horas extra estructurales y no estructurales o voluntarias.

Los diferentes tipos que se aplican son establecidos por la Ley de Presupuestos Generales del Estado que es la que fija las reglas de cotización para el año correspondiente.

 

Después de ver las dos retenciones más importantes que se aplican a una nomina, podemos también  hablar de otras muchas deducciones que por el momento solo vamos a enumerar:

 

- Deducciones por Cantidades Anticipadas

- Deducciones por Cantidades Percibidas por Terceros

- Deducción de Carácter Sindical

- Deducción por Indemnización por Daños

- Deducción por Mandamiento Judicial de Embargo

- Deducción por Pagos Indebidos

- Deducción por Ausencias no Justificadas

- Deducción por Sanción Disciplinaria de Empleo y Sueldo

- Deducción por Huelga o Cierre Patronal

- Deducción de los Productos Recibidos en Especie

Estructura de una nómina

La mejor manera de empezar a comprender y entender una nómina es observar un recibo de salarios y ver cuál es su composición, ver cómo está estructurado y cuales son sus partes. Cada empresa presenta su nomina de una manera diferente, pero el modelo de nómina  utilizado requiere estar adaptado a la normativa del Ministerio de Trabajo e Inmigración (según lo indicado en el BOE 13/1/1995). Básicamente, la legislación actual obliga a que la nómina, almenos incluya esta serie de datos:

• Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
• Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
  Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
• Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
• Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
• Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
• Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de IRPF.
• Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.

Si observanos una nomina como deciamos anteriormente, podemos diferenciar con claridad varias partes, la cabecera, los devengos o percepciones, las deducciones, la determinación de las bases de cotización y finalizando con un resumen de las principales cantidades que figuran en el impreso.

1.- La cabecera y los datos informativos: La cabecera es la parte del recibo donde se recogen los datos de identificación de la empresa y del trabajador.

2.- Devengos o percepciones: Los debengos son las cantidades que percibe el trabajador por los distintos conceptos.

Aqui hay que diferenciar entre las percepciones de carácter salarial, que son las sujetas a cotización al Régimen General de la Seguridad Social, y las percepciones extrasalariales, que son las que no cotizan al mismo.

3.- Retenciones y deducciones: Las retenciones y las deducciones estan formadas por la aportación del trabajador al Régimen General de Seguridad Social, cuota sindical, retención por IRPF, anticipos y otros.

4.-Determinación de las bases de cotización y resumen: Aqui aparecen las cantidades y porcentajes por los que se calculan las cotizaciones por los diferentes conceptos a la Seguridad Social.

¿Qué es una nómina?

Una nómina  es un recibo donde se informa al trabajador cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea.

Según la definición de la Real Academia de la Lengua (RAE), una nómina es:

 “la relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido”.

En este sentido la nómina es el sistema que utiliza la empresa para mantener un registro con los gastos y rendimientos que genera cada trabajador. Normalmente cada empresa adapta las nóminas a sus necesidades, aunque todos los modelos de nómina cuentan con una serie de elementos comunes en cumplimiento de la normativa del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (BOE 13/1/1995). Las empresas están legalmente obligadas a informar a sus empleados sobre la procedencia y distribución de sus sueldo.

Por otro lado el Estatuto de los Trabajadores  define el salario como:

“la totalidad de las percepciones económicas que recibe el trabajador, en dinero o en especie, por la prestación de los servicios por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los periodos de descanso computables como trabajo”.